Cómo declararse en insolvencia paso a paso

No cualquier persona endeudada puede declararse en insolvencia. El artículo 538 del Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012), modificado por la Ley 2445 de 2025, fija presupuestos específicos. Antes de pensar en abogados o centros de conciliación, conviene verificar uno a uno que se cumplen.

1. Ser persona natural — sea no comerciante, sea pequeño comerciante con activos inferiores a 1.000 SMLMV.
2. Estar en cesación de pagos: incumplimiento de dos o más obligaciones a favor de acreedores distintos por más de noventa días, o existencia de dos o más procesos ejecutivos en contra del deudor.
3. Que las obligaciones en mora representen al menos el treinta por ciento del pasivo total.
4. No haber estado admitido en otro procedimiento de insolvencia o liquidación dentro de los últimos seis años.

Si alguno de los cuatro elementos no se cumple, la solicitud va a ser inadmitida y el deudor habrá perdido tiempo y costos. Quien no califica para el régimen suele tener otras herramientas: reestructuración con el acreedor, dación en pago, asesoría financiera. Hay un test orientativo que ayuda a hacer este primer chequeo en cinco minutos.

El régimen contempla tres procedimientos distintos. La elección entre ellos es la decisión estratégica más importante y determina todo lo que sigue.

1. Negociación de deudas — el camino habitual. Se radica ante centro de conciliación o notaría, se convoca a los acreedores y se busca un acuerdo de pago vinculante para todos.
2. Convalidación judicial de acuerdo privado — cuando ya se ha negociado de manera informal con la mayoría de los acreedores y se quiere darle fuerza legal al acuerdo, evitando la audiencia plena.
3. Liquidación patrimonial — cuando la negociación no es viable y la salida ordenada es realizar los bienes para pagar a los acreedores en orden de prelación legal.

La negociación de deudas es la opción por defecto para el deudor con ingresos o activos que permitan estructurar una propuesta de pago. La convalidación funciona cuando el deudor ya ha conversado con sus principales acreedores y hay consenso amplio. La liquidación es la última puerta, y conviene tratarla como tal — hay un análisis más extenso de por qué.

La calidad del expediente determina si la solicitud se acepta a la primera o se devuelve para corrección. Una devolución son, en la práctica, dos a tres semanas perdidas mientras los acreedores siguen ejerciendo sus derechos de cobro. Conviene preparar con cuidado.

Documentos del deudor

• Documento de identidad vigente, con foto legible.
• Certificación laboral o, si es independiente, declaración firmada bajo gravedad de juramento sobre ingresos.
• Declaración de renta del último período, cuando aplique.
• Extractos bancarios de los últimos seis meses.
• Relación de personas a cargo, con identificación y parentesco.

Documentos de los acreedores

• Lista detallada de cada acreedor: nombre o razón social, dirección física, correo electrónico.
• Por cada obligación: capital, intereses corrientes e intereses de mora, fecha de mora, días vencidos, concepto.
• Soportes documentales cuando existan: pagarés, contratos, facturas, comunicaciones de cobro.

Documentos del patrimonio

• Inmuebles: certificados de tradición y libertad vigentes.
• Vehículos: tarjetas de propiedad.
• Cuentas bancarias y productos financieros: extractos.
• Otros activos: derechos litigiosos, inversiones, participaciones societarias.

Documentos de procesos en curso

Listado de los procesos judiciales y arbitrales activos contra el deudor, con radicado, juzgado, demandante, estado actual y monto reclamado. Si hay embargos vigentes, se debe indicar sobre qué bienes.

La propuesta es el corazón del trámite. Es el plan que se les ofrece a los acreedores y, desde la Ley 2445 de 2025, debe acompañarse de soportes financieros que demuestren su viabilidad. Una propuesta voluntarista, sin sustento, ya no pasa el filtro del conciliador.

Una propuesta seria parte del flujo de caja real del deudor, no del flujo que le gustaría tener. Conviene plantear plazos realistas —tres a cinco años es lo habitual—, cuotas que dejen margen para imprevistos, condiciones especiales cuando aporten algo concreto (períodos de gracia inicial, condonación parcial de intereses, etc.). Una propuesta que apenas alcanza para cumplir si todo sale bien suele incumplirse al primer choque, y el incumplimiento abre la liquidación.

La solicitud se radica ante un centro de conciliación habilitado por el Ministerio de Justicia o ante una notaría. Hay tres alternativas básicas.

• Centros de conciliación gratuitos, ofrecidos por entidades como consultorios jurídicos universitarios o programas oficiales. Capacidad limitada, tiempos de espera, idóneos cuando el caso no es complejo.
• Centros de conciliación privados, con tarifa según el valor del pasivo. Capacidad mayor, tiempos más controlables.
• Notarías, habilitadas para tramitar negociación de deudas. Funcionan con dinámica notarial, distinta de la conciliatoria.

La elección razonable depende del volumen del pasivo, la cantidad de acreedores, la urgencia y la geografía del caso. No es una decisión menor: la radicación fija la competencia del operador y cambiar después requiere causales específicas.

La radicación se hace por escrito, con todos los anexos referenciados en el paso 3, ante el operador escogido. La Ley 2445 de 2025 permite la radicación electrónica en muchos centros, lo que evita desplazamientos pero exige la misma rigurosidad documental.

El operador tiene un plazo de diez días hábiles para revisar la solicitud y decidir si la acepta, la inadmite para corrección o la rechaza. La inadmisión es la situación más frecuente cuando la preparación previa fue débil. La devolución otorga un plazo —usualmente de cinco días— para subsanar.

Una vez aceptada la solicitud, se activan los efectos protectores: suspensión de los procesos ejecutivos en curso, levantamiento de embargos sobre bienes objeto del trámite, prohibición de iniciar nuevos cobros judiciales por las obligaciones reconocidas. Hay una nota más detallada sobre embargos que explica cuáles se levantan y cuáles no.

En la práctica, los efectos requieren que el operador oficie a los juzgados, a la oficina de registro y a los bancos. Conviene impulsar formalmente —es decir, presentar memoriales recordándolo— en lugar de esperar a que ocurra solo. Una vez los oficios llegan, las protecciones operan plenamente.

La audiencia se cita dentro de los sesenta días siguientes a la aceptación, ahora con la posibilidad de ser virtual conforme a la Ley 2445 de 2025. A ella asisten el conciliador, el deudor y los acreedores convocados.

Tres momentos importan: la verificación de créditos —cada acreedor confirma o discute su acreencia—, la presentación de la propuesta con sus soportes, y la votación. El acuerdo se aprueba con el voto favorable de acreedores que representen al menos el cincuenta por ciento más uno del valor total de las obligaciones reconocidas. La votación se mide por monto, no por número de acreedores. Hay una guía detallada de las seis etapas con más profundidad sobre cada momento.

El acuerdo firmado es vinculante para todos los acreedores reconocidos, incluso para los que votaron en contra o no asistieron. Pero también vincula al deudor, en sus términos exactos: cuotas en las fechas pactadas, condiciones especiales en los plazos convenidos, reportes al operador cuando el acuerdo lo prevea.

Las protecciones del régimen se mantienen mientras se cumpla el acuerdo. El incumplimiento abre el procedimiento de liquidación patrimonial. Por eso conviene mantener seguimiento profesional durante la vigencia del acuerdo, no solo durante la negociación; un descuido en una fecha de pago puede costar más que el ahorro de gestionarlo solo.

Declararse en insolvencia no es un acto aislado: es un proceso con nueve momentos distintos, cada uno con su lógica. El que más determina el resultado, paradójicamente, es el primero —confirmar que se cumplen los presupuestos— y el cuarto —construir una propuesta sustentable—. Quien hace esos dos bien suele transitar el resto sin sobresaltos mayores. Quien los hace mal termina, con frecuencia, peor que cuando empezó. No es un trámite para improvisar, pero tampoco para temer cuando el caso encaja en lo que la ley diseñó.